Governance

Venlo Partners werkt in opdracht en met middelen van de gemeentelijke overheid die onder meer bijeengebracht worden door ondernemers in de Venlose binnenstad (reclamebelasting). De inzet van publieke middelen brengt een verantwoordelijkheid voor goed bestuur met zich mee.

In deze governance code beschrijft Venlo Partners op welke wijze goed bestuur en toezicht van de organisatie zijn georganiseerd. De code helpt bestuur en directie om bewust te handelen op alle onderdelen van de organisatie. De governance code moet ons helpen antwoord te geven op vragen als: ‘Hoe doen we het?’, ‘Waarom doen we het zo?’ en ‘Wanneer doen we het goed?’

Venlo Partners past deze governance code toe en licht toe hoe zij dat heeft gedaan (‘pas toe én leg uit’). De organisatie volgt de eigen code op en wijkt daar alleen gemotiveerd vanaf (‘pas toe óf leg uit’). De toelichting is een vast onderdeel van het inhoudelijk jaarverslag.

In deze governance code gaan we in op de volgende thema’s:

1. Kernwaarden - de belangrijkste uitgangspunten van onze werkwijze
2. Venlo Partners en de wereld – hoe verhouden wij ons tot de wereld om ons heen
3. Venlo Partners en stakeholders – hoe verhouden wij ons tot onze belangrijkste partners
4. Venlo Partners en de eigen organisatie – hoe hebben wij de zaken intern georganiseerd

Per thema leggen we in deze governance code uit hoe we hier mee omgaan.

De kernwaarden zijn in mei 2021 opgesteld door het team Venlo Partners en in de bestuurvergadering van 9 juni 2021 vastgesteld.

Verbinding

Wij geloven in de kracht van samen. Wij zijn betrokken en zoeken in onze werkzaamheden altijd naar verbinding met onze omgeving. Samen bereiken we meer dan alleen.

Passie

We worden in onze werkzaamheden gedreven door onze liefde voor de stad. We werken (elke dag) met veel plezier, enthousiasme en energie aan een nog mooier Venlo.

Betrouwbaar

We zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen. We zijn ons bewust van onze verantwoordelijkheid en we gaan daarom integer met onze opdracht en opdrachtgevers om.

Ambitie

Wij zijn ondernemend, dat zit in ons denken en doen. We willen vooruit, vernieuwen en echt impact maken als organisatie. Samen Venlo steeds mooier maken en zorgen dat iedereen het mooie Venlo gaat ontdekken.

Hoe gaan wij om met de natuur?

Venlo Partners streeft naar een minimale footprint van organisatie en activiteiten

• We kiezen bewust voor lokale dienstverleners en lokale producten. Dit draagt bij aan een duurzame, lokale economie en minimale CO2 uitstoot voor transport.
• We kiezen bewust voor duurzame producten en leveranciers, ook als dat niet altijd de goedkoopste optie is.
• We nemen maatregelen om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten en verspilling van mensen en middelen te voorkomen. We bereiden onze werkzaamheden goed voor (projectplannen) en evalueren om te leren voor volgende projecten.

Hoe gaan wij om met mensen?

Venlo Partners behandelt iedereen met respect en aandacht en weegt belangen zorgvuldig af

• Bij Venlo Partners is iedereen welkom. Onze deur staat altijd open en we staan iedereen te woord.
• We zijn helder in de communicatie van onze taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat iedereen weet waar ze ons op aan kunnen spreken of voor in kunnen zetten.
• Als wij mensen niet zelf kunnen helpen, spannen we ons in om ze door te verwijzen en op weg te helpen.
• We zoeken steeds actief en positief de dialoog op met onze omgeving.

Venlo Partners gaat actief en positief de dialoog aan met al haar stakeholders en legt verantwoording af over de dingen die we voor ze doen

• We betrekken onze stakeholders actief bij het bedenken, uitvoeren en evalueren van onze werkzaamheden.
• We leggen verantwoording af over de dingen die we doen. We stellen een inhoudelijk en financieel jaarverslag op dat we publiceren op onze website.
• Directie en bestuur voeren periodiek overleg met de belangrijkste stakeholders gericht op het verwerven van vertrouwen, draagvlak en legitimiteit.
• We evalueren jaarlijks de samenwerking met onze belangrijkste stakeholders.
• We gaan evenwichtig om met verschillende belangen: basis voor onze keuzes zijn de afspraken met onze opdrachtgever, onze rol, bevoegdheid en verantwoordelijkheid en deze governance code. Als er om gevraagd wordt lichten we onze keuzes toe.

Bestuursmodel

• Venlo Partners hanteert voor haar organisatie het bestuur-directie-model. Het bestuur is verantwoordelijk voor zowel de voorbereiding, vaststelling als de uitvoering van het beleid, maar heeft een aantal zaken aan de directeur gemandateerd. De directie maakt dus geen deel uit van het bestuur. Ook als er bestuurstaken gemandateerd zijn aan een directie blijft het bestuur in alle opzichten eindverantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering.

Bestuur

• Het bestuur heeft een dusdanige samenstelling van bestuurders dat geen individu of kleine groep de boventoon kan voeren bij de besluitvorming.
• Er is een formele, grondige en transparante procedure voor de benoeming van nieuwe leden van het bestuur. Bij het zoeken naar en aanstellen van geschikte kandidaten voor het bestuur gaat men uit van ‘verdienste’ op basis van objectieve benoemingscriteria. Daarbij houdt men rekening met voordelen van diversiteit in het bestuur, waaronder ook geslacht als criterium geldt.
• Bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie jaar en kunnen maximaal één keer herbenoemd worden.

Directie

• Bij de benoeming van een directeur toetst het bestuur diens integriteit, kwaliteit en geschiktheid voor de bestuursfunctie.
• De taken en verantwoordelijkheden van de directie liggen vast in een directiestatuut.
• Een voormalig directeur kan gedurende een periode van vier jaar geen bestuurslid van de organisatie zijn.

Belangenverstrengeling en nevenfuncties

• Bestuursleden en directie laten het belang van de organisatie prevaleren boven eigen belangen en onthouden zich van persoonlijke bevoordeling van henzelf of hun naasten.
• Bestuursleden en directie melden elke vorm van (mogelijke) belangenverstrengeling en (potentieel) tegenstrijdig belang aan de voorzitter van het bestuur en verschaffen hem of haar daarover alle relevante informatie. Het bestuur besluit dan buiten de aanwezigheid van de betrokken bestuursleden en/of directieleden of er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang en treft passende maatregelen. Het bestuur geeft hierover openheid binnen de organisatie en naar externe belanghebbenden.
• Als er sprake is van geconstateerde ongewenste belangenverstrengeling zorgt het betrokken bestuurslid of directielid ervoor dat deze belangenverstrengeling zich niet voordoet of zo snel mogelijk wordt opgeheven. Het bestuur ziet hierop toe en neemt maatregelen wanneer het betrokken bestuurslid of directielid hierin nalatig is.
• Als er sprake is van tegenstrijdige belangen neemt het betrokken bestuurslid of directielid niet deel aan de voorbereiding, beraadslaging, besluitvorming en uitvoering van deze zaken.
• Bestuurders vervullen geen nevenfuncties die ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling zijn of haar functie. Alle nevenfuncties van een bestuurder, anders dan uit hoofde van zijn functie als bestuurder van de organisatie, worden openbaar gemaakt.
• Momenteel vervullen de leden van het bestuur hun functie onbezoldigd.

Personeel

• Bestuur en directie scheppen de randvoorwaarden voor een goede, veilige en inclusieve werkomgeving. Iedere drie jaar wordt er een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) uitgevoerd, waarbij ook werkdruk onderdeel is van het onderzoek.
• Voor iedere vaste functie is een heldere functie-omschrijving en functie-waardering opgesteld. Voor de functie-waardering is aansluiting gezocht bij het loongebouw van de gemeente Venlo.
• Werving van nieuwe medewerkers gebeurt in het openbaar, op basis van duidelijke profielschetsen en aan de hand van een transparante procedure.
• Er is een personeelshandboek dat inzicht geeft in de belangrijkste aspecten van Venlo Partners als werkplek (organisatiestructuur, wijze van instroom en uitstroom, arbeidsvoorwaarden, veiligheid en welzijn, gedragsregels etc.).
• Werknemers kunnen zonder rechtspositionele gevolgen rapporteren over vermeende onregelmatigheden binnen de organisatie aan het bestuur (klokkenluidersregeling).

Accountant

• Het bestuur benoemt, mede op advies van de directeur, de externe accountant, telkens voor een periode van maximaal vier jaar. De externe accountant brengt ten minste eenmaal per jaar in de bestuursvergadering verslag uit van zijn bevindingen. De externe accountant krijgt vanuit de organisatie geen opdrachten die zijn onafhankelijkheid in gevaar zouden kunnen brengen.

Bewustzijn

Bestuurders en werknemers van Venlo Partners zijn zich ervan bewust dat zij voor de exploitatie van de stichting en de uitvoering van hun werkzaamheden grotendeels afhankelijk zijn van publieke middelen. Het inkoopbeleid is daarom onderdeel van de governance code van de stichting en wordt tenminste één keer per jaar in het bestuur besproken.

Tijdens de introductie van nieuwe werknemers wordt het inkoopbeleid besproken.

Afspraken
Venlo Partners heeft zich gecommitteerd aan het inkoopbeleid van de gemeente Venlo. Dat commitment is als volgt vastgelegd in de jaarlijkse offerte aan de gemeente:

Voor de aanbesteding van onze opdrachten aan toeleveranciers en onderaannemers, conformeren wij ons aan het inkoopbeleid van de gemeente Venlo. Uitgangspunten binnen dit beleid is dat bij leveringen en diensten vanaf € 50.000,- (excl. btw) meervoudig wordt aanbesteed. Meervoudig wil zeggen dat, wanneer beschikbaar, minimaal drie marktpartijen worden benaderd voor het doen van een offerte.

Mocht de opdrachtwaarde van repeterende opdrachten boven de € 50.000,- (excl. btw) binnen een periode van 12 maanden uitstijgen dan zullen wij hiervoor ook minimaal drie marktpartijen uitnodigen.

Handelen
Één keer per jaar wordt door de directeur een overzicht gemaakt van de grootste toeleveranciers en onderaannemers (vanaf € 10.000,- excl. BTW). Dit overzicht wordt binnen het team en in een bestuursvergadering toegelicht en besproken. Venlo Partners overlegt de lijst desgewenst aan de gemeente Venlo (accounthouder of aanbestedingsjurist).

Opdrachten waarbij familie, vrienden of bekenden van bestuur of werknemers van Venlo Partners betrokken zijn met een waarde van éénmalig € 5.000,- excl. BTW of repeterend € 10.000,- excl. BTW binnen een periode van 12 maanden dienen vooraf door het bestuur te worden goedgekeurd.

Voor de werving van personeel wordt altijd gewerkt met een externe, onafhankelijke HR-adviseur. Dit geldt niet voor het aanstellen van stagiair(e)s.

Er zijn allerlei argumenten om in te zetten op inclusie en diversiteit, maar primair gaat het er om dat alle mensen, ongeacht hun achtergrond, leeftijd, geslacht, opleidingsniveau, godsdienst, seksuele voorkeur en ongeacht of ze een ziekte of beperking hebben gelijke kansen en mogelijkheden hebben bij Venlo Partners en door de organisatie op een gelijke manier behandeld worden.

Daarbij is het van belang dat we er voor zorgen dat alle doelgroepen zich gerepresenteerd voelen in onze werkzaamheden. Dit vergt een bepaalde mate van bewustzijn en reflectie die in de cultuur en de systemen van de organisatie moeten worden ingebed.

Een extra argument voor Venlo Partners om aan de slag te gaan met inclusie en diversiteit is het feit dat de organisatie door de Gemeente Venlo wordt gefinancierd en een algemeen belang dient.

In februari 2023 heeft Venlo Partners een plan van aanpak opgesteld om te komen tot een betere representatie van de samenleving in onze projecten en campagnes, deelnemers, personeel en partners. Het plan van aanpak is besproken in bestuur en team. Vervolgens zijn beleidsdocumenten van de organisatie (zoals het personeelshandboek en de governance code) doorgenomen, om te bezien of inclusie en diversiteit voldoende geborgd zijn. De komende tijd gaan we in gesprek met externe partijen om over dit thema en de wijze waarop wij er mee omgaan te reflecteren. De code inclusie en diversiteit moet uiteindelijk onderdeel worden van onze governance en via corporate website en in het jaarverslag worden verantwoord.